Odpowiedzialność majątkiem osobistym, podwójne opodatkowanie i art. 299 k.s.h. trzeba uwzględnić przed zmianą formy działalności, a nie po pierwszym sporze
Spółka z o.o. nie jest automatycznie „lepszą” formą prowadzenia biznesu. Jednoosobowa działalność też nie jest zawsze rozwiązaniem zbyt prostym albo zbyt ryzykownym.
To nie jest wybór między prestiżem a brakiem prestiżu. To rachunek ryzyka: odpowiedzialność majątkiem osobistym po jednej stronie, a koszty, podatki, formalności i odpowiedzialność zarządu po drugiej.
Dlatego przed przekształceniem trzeba odpowiedzieć na jedno pytanie, przed czym spółka ma Cię realnie chronić?
Krok 1. Zobacz, jakie ryzyko zostaje przy jednoosobowej działalności
Jednoosobowa działalność gospodarcza jest prosta w prowadzeniu, ale ma jedną zasadniczą konsekwencję, przedsiębiorca odpowiada za zobowiązania firmy całym swoim majątkiem. Nie ma tu osobnego majątku spółki, który oddzielałby biznes od osoby prowadzącej działalność.
W praktyce oznacza to, że problem z kontrahentem, większa kara umowna, przegrany proces, zaległość podatkowa albo szkoda wyrządzona przy wykonywaniu umowy mogą stać się problemem osobistym przedsiębiorcy.
Przy małej, niskiego ryzyka działalności może to być akceptowalne. Przy większych kontraktach, pracownikach, podwykonawcach, leasingach, kredytach i karach umownych rachunek zaczyna wyglądać inaczej.
Krok 2. Sprawdź, co rzeczywiście daje spółka z o.o.
Spółka z o.o. ma własny majątek i sama odpowiada za swoje zobowiązania. Wspólnicy nie odpowiadają za zobowiązania spółki, a minimalny kapitał zakładowy wynosi 5 000 zł.
To jest główny powód, dla którego przedsiębiorcy rozważają spółkę - oddzielenie ryzyka biznesowego od majątku prywatnego.
Ale to oddzielenie nie działa w każdej sytuacji. Jeżeli jesteś tylko wspólnikiem, Twoje ryzyko co do zasady ogranicza się do tego, co wniosłeś do spółki. Jeżeli jesteś jednocześnie członkiem zarządu, dochodzi odpowiedzialność z art. 299 k.s.h.
Krok 3. Nie pomijaj art. 299 k.s.h.
Art. 299 k.s.h. to najważniejsze zastrzeżenie przy spółce z o.o. Jeżeli egzekucja przeciwko spółce okaże się bezskuteczna, członkowie zarządu odpowiadają solidarnie za jej zobowiązania.
Członek zarządu może się bronić, ale to on musi udowodnić jedną z ustawowych przesłanek. W praktyce najczęściej chodzi o to, czy we właściwym czasie złożono wniosek o upadłość albo czy w tym czasie otwarto odpowiednie postępowanie restrukturyzacyjne.
Dlatego spółka z o.o. nie jest sposobem na prowadzenie ryzykownego biznesu bez odpowiedzialności. Jest sposobem na uporządkowanie odpowiedzialności, pod warunkiem, że zarząd pilnuje płynności, dokumentów, księgowości i momentu, w którym trzeba zareagować.
Krok 4. Policz podatki i koszty stałe
Przy jednoosobowej działalności podatki i składki rozlicza bezpośrednio przedsiębiorca. Przy spółce z o.o. pojawia się odrębny podatnik CIT.
W klasycznym CIT podstawowa stawka wynosi 19%. Stawka 9% może mieć zastosowanie m.in. u małych podatników albo podatników rozpoczynających działalność, jeżeli spełniają ustawowe warunki i nie przekroczą limitu przychodów 2 mln euro.
Jeżeli zysk ma zostać wypłacony wspólnikowi jako dywidenda, trzeba uwzględnić także podatek od dywidendy w wysokości 19% dla przychodów z dywidend i innych przychodów z udziału w zyskach osób prawnych.
To właśnie ten mechanizm zwykle opisuje się jako podwójne opodatkowanie. Najpierw podatek w spółce, potem podatek przy wypłacie zysku do wspólnika. Nie zawsze jednak rachunek kończy się na prostym dodaniu stawek. W spółce mogą pojawić się inne sposoby wynagradzania, inne składki, inne koszty i ewentualnie estoński CIT, który ma własne warunki i osobne zasady opodatkowania.
Dlatego decyzji o spółce nie warto podejmować wyłącznie na podstawie hasła „niższe podatki” albo „brak ZUS”. W jednoosobowej spółce z o.o. wspólnik także może mieć obowiązki wobec ZUS. ZUS wskazuje, że obowiązek zgłoszenia do ubezpieczeń dotyczy m.in. wspólników jednoosobowych spółek z o.o., gdyż traktowani są jak osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą.
Krok 5. Ustal, czy przekształcenie faktycznie ma sens
Przekształcenie jednoosobowej działalności w spółkę z o.o. może mieć sens, gdy ryzyko biznesowe zaczyna być większe niż koszt utrzymania spółki.
Najczęściej warto je rozważyć, jeżeli podpisujesz umowy na wysokie kwoty, przyjmujesz odpowiedzialność za pracę innych osób, korzystasz z podwykonawców, zatrudniasz ludzi, masz majątek firmowy, działasz w branży z karami umownymi albo chcesz w przyszłości wprowadzić wspólnika, inwestora albo sprzedać biznes.
Spółka z o.o. może też uporządkować sukcesję i ciągłość działania firmy. Jednoosobowa działalność jest silnie związana z osobą przedsiębiorcy. Spółka jest osobnym podmiotem, ma udziały, zarząd i własną strukturę.
Nie oznacza to jednak, że przekształcenie kasuje historię. Przy przekształceniu przedsiębiorcy w spółkę kapitałową spółce przekształconej przysługują prawa i obowiązki przedsiębiorcy przekształcanego, a osoba fizyczna odpowiada solidarnie ze spółką za zobowiązania powstałe przed dniem przekształcenia przez okres trzech lat od dnia przekształcenia.Jeżeli firma ma już zaległości, spory albo ryzyko niewypłacalności, przekształcenie nie powinno być traktowane jako sposób na ucieczkę od odpowiedzialności.
Krok 6. Kiedy spółka może się nie opłacać
Spółka z o.o. może nie mieć sensu, jeżeli prowadzisz prostą działalność usługową, nie masz większych zobowiązań, nie zatrudniasz ludzi, nie podpisujesz umów z wysokimi karami, a zysk i tak chcesz na bieżąco wypłacać do prywatnego budżetu.
Wtedy koszt pełniejszej obsługi księgowej, formalności korporacyjnych, uchwał, sprawozdań, KRS i rozliczeń podatkowych może być większy niż korzyść z ograniczenia ryzyka.
Spółka nie powinna być decyzją „na zapas”, jeżeli nie wiadomo, jakie ryzyko ma ograniczać. Najpierw trzeba nazwać ryzyka, a dopiero potem dobrać formę prowadzenia biznesu.
Co warto sprawdzić przed decyzją
Przed założeniem albo przekształceniem spółki warto przygotować listę największych umów, kar umownych, zobowiązań, leasingów, kredytów, sporów, pracowników i podwykonawców. Potrzebne będą też dane finansowe, takie jak przychód, dochód, sposób wypłacania pieniędzy z firmy i plan na najbliższe 12-24 miesiące.
Trzeba też odpowiedzieć na kilka prostych pytań, czy zysk ma zostać w firmie, czy ma być wypłacany na bieżąco, czy planujesz wspólnika albo inwestora, czy masz majątek prywatny, który chcesz oddzielić od ryzyka biznesowego, czy Twoje umowy przewidują wysokie kary albo odpowiedzialność za cudze działania.
Dopiero wtedy da się ocenić, czy spółka z o.o. jest realnym zabezpieczeniem, czy tylko droższą formą prowadzenia tej samej działalności.
Podsumowanie
- Jednoosobowa działalność jest prostsza, ale oznacza odpowiedzialność majątkiem osobistym.
- Spółka z o.o. oddziela majątek spółki od majątku wspólnika, ale nie zwalnia zarządu z odpowiedzialności za moment, w którym spółka przestaje regulować zobowiązania.
- Podwójne opodatkowanie, ZUS, księgowość i formalności trzeba policzyć razem z ryzykiem kontraktów, kar umownych, pracowników i podwykonawców.
- Przekształcenie faktycznie się opłaca wtedy, gdy ograniczenie ryzyka jest warte kosztów spółki. Nie wtedy, gdy spółka ma tylko lepiej wyglądać na fakturze.
Wpis ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Ocena konkretnej sprawy wymaga zapoznania się z dokumentami.