Faktura została wystawiona, termin płatności minął, a przelewu nadal nie ma. Pierwszą reakcją wielu przedsiębiorców jest czekanie, żeby nie psuć relacji z kontrahentem. Problem w tym, że miesiąc później relacja często i tak jest już słabsza, a pieniędzy nadal brakuje.
W takiej sytuacji warto działać po kolei. Poniżej cztery kroki, które pozwalają ocenić sprawę, zabezpieczyć dowody i zdecydować, czy wystarczy wezwanie do zapłaty, czy trzeba iść do sądu.
Krok 1. Policz termin przedawnienia, zanim zrobisz cokolwiek innego
To pierwsza rzecz, którą trzeba sprawdzić. Przedawnienie może zamknąć drogę do skutecznego dochodzenia należności, nawet jeżeli faktura jest zasadna.
Zgodnie z zasadą ogólną roszczenia związane z prowadzeniem działalności gospodarczej przedawniają się z upływem 3 lat. Koniec terminu przedawnienia przypada zwykle na ostatni dzień roku kalendarzowego, chyba że przepis szczególny przewiduje termin krótszy niż 2 lata.
I właśnie tu najczęściej pojawia się problem. W wielu sprawach nie obowiązuje termin 3-letni, tylko krótszy termin szczególny, na przykład:
- Sprzedaż towaru w zakresie działalności przedsiębiorstwa sprzedawcy: 2 lata.
- Zlecenie i niektóre usługi: 2 lata.
- Umowa o dzieło: 2 lata od oddania dzieła, a jeżeli dzieło nie zostało oddane, od dnia, w którym zgodnie z umową miało być oddane.
- Przewóz: co do zasady 1 rok. Przy takim terminie nie działa reguła przesunięcia końca przedawnienia na ostatni dzień roku, bo termin jest krótszy niż 2 lata.
Różnica może być kosztowna. Faktura za roboty budowlane z terminem płatności w marcu 2023 roku może przedawnić się 31 grudnia 2026 roku. Faktura za sprzedaż towaru z tym samym terminem płatności - już 31 grudnia 2025 roku.
Ta sama data na fakturze nie zawsze oznacza ten sam termin przedawnienia. Najpierw trzeba sprawdzić, z jakiej umowy wynika roszczenie.
Krok 2. Ustal, z czym masz do czynienia
Zanim wyślesz wezwanie do zapłaty, odpowiedz sobie na jedno pytanie: czy Twój kontrahent ma problem z płynnością, czy jest to spór o zasadność roszczenia?
Jeżeli kontrahent milczy, przeprasza albo obiecuje kolejny termin płatności, najczęściej chodzi o płynność. Wtedy liczy się szybka reakcja i jasne wyznaczenie granicy.
Jeżeli jednak nagle pojawiają się zastrzeżenia do jakości, zakresu prac albo sposobu wykonania umowy, sprawa zaczyna wyglądać inaczej. To może być spór, w którym od początku trzeba zabezpieczyć dowody: umowę, zamówienie, protokół odbioru, korespondencję, zdjęcia, potwierdzenia wykonania usługi albo dostawy.
Po każdej rozmowie telefonicznej wyślij kontrahentowi krótkie podsumowanie mailem. Wystarczy jedno zdanie: „Potwierdzam, że podczas dzisiejszej rozmowy uzgodniliśmy zapłatę do…”. Treść rozmów również może stanowić dowód, jednak zeznania świadków bywają zawodne, a ich przeprowadzenie jest czasochłonne. Mail zostaje od razu i znacznie trudniej go później podważać.
Krok 3. Wyślij jedno wezwanie, które rzeczywiście ma znaczenie
Monit z systemu księgowego bywa ignorowany, bo często nie wynika z niego, co stanie się dalej. Dobre wezwanie do zapłaty powinno zawierać cztery elementy.
- Konkretną kwotę i podstawę. Wskaż numer faktury, kwotę główną, odsetki i podstawę dochodzenia należności.
- Termin. Najczęściej wyznacza się 7 dni od doręczenia wezwania, najlepiej z konkretną datą zapłaty.
- Zapowiedź konsekwencji. Napisz wprost, że brak zapłaty spowoduje skierowanie sprawy do sądu bez dalszych wezwań.
- Dowód doręczenia. Wezwanie wyślij w sposób, który da się później wykazać: listem poleconym, przesyłką z potwierdzeniem odbioru albo mailem z potwierdzeniem doręczenia na adres wskazany w umowie lub używany wcześniej w korespondencji.
Policz odsetki i rekompensatę. Mogą należeć się z ustawy
Przy transakcjach handlowych między przedsiębiorcami możesz żądać odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych. Są one wyższe niż zwykłe odsetki ustawowe za opóźnienie z kodeksu cywilnego, dlatego warto żądać właściwych odsetek, a nie wpisywać je automatycznie według najczęściej używanego wzoru.
Do tego może dojść rekompensata za koszty odzyskiwania należności. Jej wysokość zależy od wartości świadczenia pieniężnego:
40 euro - gdy świadczenie nie przekracza 5 000 zł,
70 euro - gdy świadczenie jest wyższe niż 5 000 zł, ale niższe niż 50 000 zł,
100 euro - gdy świadczenie wynosi 50 000 zł albo więcej.
Rekompensatę przelicza się na złote według średniego kursu euro ogłoszonego przez NBP ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie stało się wymagalne.
Krok 4. Pozew - raczej wcześniej niż później
Jeżeli wezwanie do zapłaty nie przynosi skutku, dalsze czekanie zwykle pogarsza sytuację. Firma, która nie płaci Tobie, może nie płacić także innym. Do majątku dłużnika ustawia się kolejka wierzycieli, a im później zaczniesz działać, tym większe ryzyko, że nie będzie już z czego prowadzić egzekucji.
W postępowaniu upominawczym sąd może wydać nakaz zapłaty bez rozprawy. Jeżeli dokumenty są mocniejsze, na przykład masz zaakceptowaną fakturę, uznanie długu, weksel albo inne dokumenty wymagane przez przepisy, może wchodzić w grę postępowanie nakazowe. Taki nakaz daje większe możliwości zabezpieczenia roszczenia już na początku sprawy.
W prostych sprawach można też rozważyć elektroniczne postępowanie upominawcze, czyli EPU. Ma niższą opłatę sądową, ale nie w każdej sprawie będzie najlepszym wyborem. Jeżeli spodziewasz się sporu co do jakości, zakresu prac albo samej podstawy roszczenia, zwykły pozew może być właściwszy.
Dodatkowo rzecz, o której często się zapomina. Prawomocny nakaz zapłaty albo wyrok to jeszcze nie pieniądze na koncie. To dopiero podstawa do dalszego działania. Najpierw trzeba uzyskać klauzulę wykonalności, a dopiero potem skierować sprawę do komornika.
Podsumowanie
- Najpierw policz przedawnienie. Przy wielu fakturach termin wynosi 2 lata, a nie 3.
- Sprawdź, czy masz do czynienia z brakiem płynności, czy ze sporem o zasadność roszczenia. To zmienia strategię.
- Rozmowy telefoniczne potwierdzaj mailem.
- Wyślij jedno konkretne wezwanie do zapłaty: z terminem, kwotą, odsetkami, rekompensatą i zapowiedzią pozwu.
- Nie czekaj bez końca. Po 30 dniach od terminu płatności warto wiedzieć, czy sprawa kończy się polubownie, czy trzeba przygotować pozew.
Wpis ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Ocena konkretnej sprawy wymaga zapoznania się z dokumentami.