Właściwość sądu, kary tylko w jedną stronę, odstąpienie bez terminu i płatność zależna od jednostronnej akceptacji. To zapisy, które przy podpisaniu wyglądają technicznie, a w sporze okazują się kosztowne.
Umowa przesłana przez kontrahenta rzadko jest neutralna. Najczęściej zabezpiecza przede wszystkim interes tej strony, która ją przygotowała. To nie znaczy, że trzeba ją odrzucić. Trzeba ją przeanalizować w tych miejscach, które później najczęściej decydują o kosztach sporu.
Nie każda niekorzystna klauzula od razu oznacza problem. Problem zaczyna się wtedy, gdy podpisujesz umowę, nie wiedząc, gdzie przerzucono na Ciebie ryzyko.
- Przedmiot umowy
Najpierw sprawdzam, czy z umowy jasno wynika, co dokładnie masz zrobić albo co masz otrzymać. W sporze ogólne sformułowania zwykle działają przeciwko tej stronie, która ma udowodnić wykonanie umowy.
Znaczenie mają szczegóły, takie jak zakres usługi, standard wykonania, terminy, etapy, załączniki, specyfikacje, procedura akceptacji i osoba uprawniona do odbioru. Jeżeli przedmiot umowy jest opisany zbyt ogólnie, druga strona może później twierdzić, że oczekiwała czegoś więcej.
- Wynagrodzenie i termin płatności
Druga rzecz to pieniądze. Sama kwota wynagrodzenia nie wystarczy. Trzeba sprawdzić, kiedy powstaje obowiązek zapłaty, od czego zależy wystawienie faktury i czy druga strona nie uzależniła płatności od warunków, na które nie masz wpływu.
Ryzykowne są zwłaszcza postanowienia typu: płatność po akceptacji przez kontrahenta, po odbiorze bez zastrzeżeń, po zapłacie przez inwestora albo po wykonaniu dodatkowych czynności, których umowa nie opisuje precyzyjnie. W praktyce takie klauzule potrafią przesunąć zapłatę o wiele tygodni albo stać się pretekstem do jej wstrzymania.
- Kary umowne
Postanowienia dotyczące kar umownych trzeba czytać szczególnie uważnie. Po pierwsze, czy są zastrzeżone tylko na korzyść kontrahenta. Po drugie, czy dotyczą realnych naruszeń, czy każdego opóźnienia, nawet niezależnego od Ciebie. Po trzecie, czy mają limit.
Kara umowna może dotyczyć niewykonania albo nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego. Nie powinna zastępować odsetek za opóźnienie w zapłacie wynagrodzenia. Wynika to z art. 483 § 1 k.c.
Warto też sprawdzić, czy umowa przewiduje kary tylko „w jedną stronę”. Jeżeli Ty płacisz karę za każdy dzień opóźnienia, a kontrahent nie ponosi podobnej odpowiedzialności za opóźnienie w przekazaniu materiałów, decyzji albo dostępu do systemu, ryzyko jest nierówno rozłożone.
Rażąco wygórowaną karę sąd może obniżyć, zwłaszcza gdy zobowiązanie zostało wykonane w znacznej części. Trzeba jednak zgłosić taki wniosek i go uzasadnić. Podstawą jest art. 484 § 2 k.c.
- Odstąpienie i wypowiedzenie
Kolejne miejsce to postanowienia o zakończeniu umowy. W praktyce trzeba odróżnić odstąpienie od wypowiedzenia, bo skutki nie są takie same.
Przy umownym prawie odstąpienia ważny jest termin. Art. 395 § 1 k.c. pozwala zastrzec, że jednej albo obu stronom będzie przysługiwać prawo odstąpienia od umowy w ciągu oznaczonego terminu. Jeżeli umowa daje jednej stronie prawo odstąpienia, ale nie wskazuje, do kiedy można z niego skorzystać, taka klauzula wymaga szczególnej ostrożności.
Warto też sprawdzić, czy kontrahent nie może zakończyć umowy z bardzo ogólnego powodu, na przykład „w razie utraty zaufania” albo „w razie naruszenia obowiązków”, bez wezwania do usunięcia naruszenia i bez dodatkowego terminu. Takie zapisy często dają jednej stronie zbyt dużą swobodę.
- Odbiór, reklamacje i zastrzeżenia
W wielu umowach spór nie zaczyna się od faktury, tylko od odbioru. Dlatego sprawdzam, kto dokonuje odbioru, w jakim terminie, w jakiej formie i co się dzieje, jeżeli kontrahent milczy.
Dobrze napisana umowa powinna przewidywać jasną procedurę: zgłoszenie gotowości do odbioru, termin na zgłoszenie zastrzeżeń, sposób usunięcia usterek i skutek braku odpowiedzi. Jeżeli tego nie ma, druga strona może przez długi czas nie odbierać prac, a jednocześnie blokować płatność.
- Odpowiedzialność, potrącenia i wstrzymanie płatności
Osobno trzeba sprawdzić, kiedy kontrahent może wstrzymać płatność albo potrącić swoje roszczenia z Twoim wynagrodzeniem. To klauzule, które w sporze działają bardzo szybko.
Ryzykowne są zapisy pozwalające kontrahentowi jednostronnie obniżyć wynagrodzenie, naliczyć karę i od razu potrącić ją z faktury, bez wcześniejszego wyjaśnienia sprawy. Warto też sprawdzić, czy umowa ogranicza Twoją odpowiedzialność, czy przeciwnie, rozszerza ją na utracone korzyści, szkody pośrednie, działania podwykonawców albo zdarzenia, na które nie masz realnego wpływu.
- Właściwość sądu
Na końcu sprawdzam, gdzie będzie toczył się ewentualny spór. To nie jest drobny zapis techniczny. Jeżeli prowadzisz firmę w Gdańsku, a umowa wskazuje sąd właściwy dla siedziby kontrahenta na drugim końcu Polski, każdy spór będzie dla Ciebie droższy i mniej wygodny.
Strony mogą umówić się na piśmie, że spór trafi do sądu pierwszej instancji, który według ustawy nie byłby miejscowo właściwy. Nie dotyczy to jednak sytuacji, w których przepisy przewidują właściwość wyłączną. Wynika to z art. 46 k.p.c.
Dlatego zapis o sądzie warto negocjować przed podpisaniem umowy. Po powstaniu sporu zwykle jest już na to za późno.
Co warto zrobić przed podpisaniem
Nie trzeba negocjować każdego zdania. Warto jednak wiedzieć, które postanowienia są tylko niewygodne, a które mogą realnie zdecydować o wyniku sporu albo o tym, czy otrzymasz swoje pieniądze.
Przed podpisaniem umowy zbierz projekt, załączniki, ofertę, korespondencję z negocjacji i wcześniejsze ustalenia handlowe. Często problem nie wynika z jednego zapisu, ale z tego, że umowa, oferta i załącznik mówią o tej samej sprawie inaczej.
Podsumowanie
W umowie przesłanej przez kontrahenta najpierw sprawdzam siedem miejsc: przedmiot umowy, płatność, kary umowne, odstąpienie i wypowiedzenie, odbiór, odpowiedzialność oraz właściwość sądu.
To są postanowienia, które w spokojnej współpracy wydają się formalnością, a w sporze okazują się kosztowne. Skrupulatnie przeanalizowana umowa nie gwarantuje, że sporu nie będzie. Może jednak sprawić, że nie wejdziesz w niego z dokumentem napisanym wyłącznie pod drugą stronę.
Wpis ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Ocena konkretnej sprawy wymaga zapoznania się z dokumentami.