Sprzedaż towaru, zlecenie, dzieło i przewóz mogą mieć krótsze terminy przedawnienia. Zanim policzysz termin, sprawdź, z jakiej umowy wynika faktura.
W sprawach między przedsiębiorcami często pada proste założenie: „roszczenia z działalności gospodarczej przedawniają się po trzech latach”. To prawda, ale tylko jako punkt wyjścia.
W praktyce wiele faktur przedawnia się szybciej. Sprzedaż towaru, usługi, zlecenie, dzieło albo przewóz mogą mieć krótsze terminy. Dlatego zanim policzysz przedawnienie, trzeba najpierw ustalić, z jakiej umowy wynika roszczenie.
Krok 1. Zacznij od zasady ogólnej
Zgodnie z art. 118 k.c. roszczenia związane z prowadzeniem działalności gospodarczej przedawniają się co do zasady z upływem 3 lat. Koniec terminu przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego, chyba że termin przedawnienia jest krótszy niż 2 lata.
To oznacza, że przy typowym 3-letnim terminie nie liczymy przedawnienia wyłącznie „dzień do dnia”. Jeżeli termin płatności faktury przypadł w marcu 2023 roku, 3-letni termin może skończyć się 31 grudnia 2026 roku.
Ale art. 118 k.c. zaczyna się od zastrzeżenia: „jeżeli przepis szczególny nie stanowi inaczej”. I w obrocie B2B bardzo często stanowi inaczej.
Krok 2. Sprawdź, czy nie obowiązuje krótszy termin
Przy sprzedaży dokonanej w zakresie działalności przedsiębiorstwa sprzedawcy termin przedawnienia wynosi 2 lata. Wynika to z art. 554 k.c.
Przy umowie o dzieło termin również wynosi 2 lata. Liczy się go od oddania dzieła, a jeżeli dzieło nie zostało oddane, od dnia, w którym zgodnie z umową miało być oddane.
Przy zleceniu i części usług termin 2-letni wynika z art. 751 k.c. Dotyczy między innymi roszczeń o wynagrodzenie za spełnione czynności i o zwrot poniesionych wydatków, jeżeli przysługują osobom, które stale albo w zakresie działalności przedsiębiorstwa trudnią się czynnościami danego rodzaju.
Przy przewozie termin bywa jeszcze krótszy. Co do zasady roszczenia dochodzone na podstawie Prawa przewozowego przedawniają się z upływem roku.
Ta różnica ma praktyczne znaczenie. Faktura za roboty budowlane z terminem płatności w marcu 2023 roku może przedawnić się 31 grudnia 2026 roku. Faktura za sprzedaż towaru z tym samym terminem płatności, już 31 grudnia 2025 roku. Przy przewozie termin może upłynąć jeszcze wcześniej, bo roczny termin nie przesuwa się na koniec roku.
Krok 3. Nie licz terminu tylko z faktury
Faktura jest ważna, ale nie zawsze wystarcza do prawidłowego obliczenia przedawnienia. Trzeba sprawdzić umowę, zamówienie, korespondencję i to, co faktycznie było przedmiotem świadczenia.
Ten sam dokument księgowy może dotyczyć różnych umów. Inaczej liczy się termin dla sprzedaży towaru, inaczej dla dzieła, inaczej dla robót budowlanych, a jeszcze inaczej dla przewozu.
Znaczenie ma też data wymagalności. Najczęściej będzie to termin płatności wskazany na fakturze albo wynikający z umowy. Jeżeli strony zmieniały termin płatności, uzgadniały harmonogram albo dłużnik uznał dług, trzeba uwzględnić także te dokumenty.
Krok 4. Uważaj na pozorne „przerwanie” przedawnienia
Samo wysłanie wezwania do zapłaty nie przerywa biegu przedawnienia. To częsty błąd. Wezwanie jest potrzebne, bo porządkuje sprawę, wyznacza termin i może skłonić dłużnika do zapłaty, ale nie zatrzymuje terminu przedawnienia.
Inaczej może być na przykład przy złożeniu pozwu albo przy uznaniu długu przez dłużnika. Dlatego jeżeli termin jest blisko, samo wysłanie kolejnego maila albo monitu z systemu księgowego może nie wystarczyć.
Co warto sprawdzić
Zanim zaczniesz windykację, ustal trzy rzeczy: z jakiej umowy wynika faktura, kiedy roszczenie stało się wymagalne i czy po drodze wydarzyło się coś, co mogło wpłynąć na bieg przedawnienia.
Przygotuj umowę, zamówienie, fakturę, potwierdzenie wykonania usługi albo dostawy, korespondencję z kontrahentem i ewentualne potwierdzenia salda lub prośby o przesunięcie terminu płatności. W sprawach o przedawnienie często rozstrzyga nie sama kwota, ale daty i rodzaj umowy.
Podsumowanie
- Trzy lata to tylko zasada ogólna. W B2B wiele roszczeń przedawnia się szybciej.
- Sprzedaż towaru w zakresie działalności sprzedawcy: 2 lata.
- Zlecenie i część usług: 2 lata.
- Umowa o dzieło: 2 lata.
- Przewóz: co do zasady 1 rok.
- Zanim policzysz termin, sprawdź, jaka to była umowa. Ta sama data na fakturze może prowadzić do różnych terminów przedawnienia.
Wpis ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Ocena konkretnej sprawy wymaga zapoznania się z dokumentami.